Presentazioni PowerPoint: il fai da te non basta


Presentazioni PowerPoint: il fai da te non basta

Hai appena lanciato una campagna importante e vuoi comunicarla a livello internazionale. Come puoi convincere i diversi referenti dei mercati esteri?

O forse stai lottando perché ti affidino più budget per l’anno nuovo e i numeri ti danno ragione. Come li presenterai?

O, ancora, hai una riunione con i capi area in cui vorresti dimostrare gli ottimi risultati ottenuti. Come riuscirai a provarlo?

Di sicuro userai il passepartout che ha fatto felici i manager per decenni: PowerPoint.

Ma non tutte le presentazioni sono uguali. E quelle fai da te possono essere pericolose: se sbaglierai, correrai il rischio di uccidere ogni tua possibilità di occupare la poltrona più in alto o di aggiudicarti la fetta più grande.

Negli anni abbiamo aiutato molti marketer a creare presentazioni PowerPoint in cui il fumo è buono come l’arrosto. Ecco alcuni aspetti fondamentali perché anche le tue abbiano successo.

Individua l’obiettivo

Ci sono tante ragioni per creare una presentazione e tu devi aver chiara la tua: sponsorizzare un’idea nuova, vendere un servizio oppure ottenere più budget? Allora, meglio essere persuasivi.

Devi mostrare i tuoi successi durante una riunione, condividere i risultati di un progetto o insegnare una competenza? Qualsiasi sia il tuo scopo, è essenziale che immagini, colori e testi siano calibrati alla perfezione.

Taglia il superfluo

Il problema di molte presentazioni PowerPoint che ci arrivano in agenzia è che sono piene di testo. Ricorda: la tua presentazione non è un mini ebook né uno script, ma il supporto al tuo discorso. Il pubblico si perderà se lo costringerai a leggere slide troppo pesanti.  

Il guru del marketing Seth Godin consiglia: “Non più di 6 parole a slide. MAI”. Non è forse un obiettivo raggiungibile, ma è giusto provarci.

Metti in ordine le informazioni

Ok, potresti anche superare le 6 parole a slide: questo significa che hai bisogno di organizzare gerarchicamente le informazioni. Così il tuo pubblico saprà riconoscere al primo sguardo la differenza tra quelle primarie e quelle secondarie o il testo descrittivo. Concedi loro una pausa e usa la dimensione del font, i punti elenco e altri escamotage visivi per aiutarli a capire l’ordine delle priorità.

Dosa bene l’infografica

Oltre al testo in eccesso, se metti insieme grafici e tabelle potresti riempire di informazioni chi legge. Cerca di tagliare l’eccesso e rendi tutto il più chiaro possibile. Alcune slide saranno particolarmente ricche di contenuto, ma sarà tuo compito renderle più leggere.

Ah, non dimenticare di rappresentare i dati in modo accurato. Ci sono interi siti come WTF data visualizations dedicati ai mille modi in cui potresti sbagliare un infografica.

Sfrutta le icone

Anche se ci sono moltissimi riferimenti visivi per evidenziare punti importanti o ricorrenti, poche icone ben selezionate aiuteranno il tuo pubblico a capire il tema o la parola chiave della slide. Scegline poche e ben riconoscibili: fungeranno da collegamento tra le varie parti della tua presentazione e rafforzeranno il messaggio.

Studia colori e sfondo

Bianco e nero? Monocolore? Non sono efficaci. I colori giocano un ruolo importante nella nostra psicologia ed è importante usarli, con moderazione. Scegli uno o due colori complementari e decidi quando e dove inserirli nel corso della presentazione.

E, se possibile, prendi confidenza con il proiettore: macchine diverse proiettano i colori in modo diverso e conoscere quella che hai in dotazione potrebbe fare la differenza tra un effetto vivido e uno triste.

Parlando di contrasto, tieni conto della location: di solito quello troppo alto risulta un pugno in un occhio, ma funziona se la tua slide viene proiettata su un muro in penombra.

Scegli caratteri leggibili

Proprio come il colore, limita i tipi di font e scegline uno che sia appropriato e chiaramente leggibile.

1. Stile

Arial e Calibri sono le scelte più sicure, mentre molti altri font possono lanciare il messaggio sbagliato. Times New Roman? Non è un quotidiano. Corsivo? Non è un concorso di calligrafia, né una lettera a tua nonna. Ricorda che caratteri insoliti o personalizzati potrebbero non essere letti sul PowerPoint di altre persone.

2. Leggibilità

È sempre aperto il dibattito su quali font siano più leggibili, ma la maggior parte consiglia i font sans serif (quelli senza tratti terminali).

3. Numero

Sei un esperto di marketing, non un dj, quindi vacci piano coi mix. Sì, puoi combinare qualche font, ma ci vuole occhio per lo stile e spesso è più facile usare semplicemente le varianti di stile – grassetto, corsivo ecc. – disponibili all’interno di un solo carattere.

Dai aria ai contenuti

Uno degli errori più comuni commessi dai marketer e dai designer UX in generale è pensare che lo spazio bianco sia spazio sprecato; invece lo spazio vuoto attorno alla slide è essenziale per contribuire a una buona leggibilità.

Magari senza esagerare: per ottenere il bianco il proiettore usa più energia rispetto al colore, quindi, se l’ecosostenibilità è importante per te, considera di inserire del grigio.

Evita immagini dozzinali

Ci sono immagini e immagini. Se intendi usarne – e dovresti – scegli immagini provenienti da un sito professionale. A seconda del tuo contesto, dovresti essere in grado di cavartela con gif, meme e altri formati a effetto ironico, ma se hai bisogno del supporto serio della fotografia dovresti essere prudente nel pescare da Google Images e astenerti dalla clip art.

Perché immagini povere, tagliate e banali come quella di un gruppo di persone che si dà il cinque in ufficio possono distrarre il tuo pubblico dal tuo messaggio o minare la tua credibilità come presentatore.

Usa correttamente l’immagine aziendale

Dal momento che stai rappresentando la tua azienda, devi usare in modo corretto logo e identità aziendale. Assicurati che il logo non si sovrapponga alle immagini, non sia oscurato o scritto in modo diverso da quello che hai inserito nella header.

E non si tratta solo del logo: mantenere una consistenza tra colori, caratteri e stili nel rispetto delle guideline del brand – e non degli standard dei template PowerPoint – darà stile e autorità alla tua presentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.

Mettiti nei panni del tuo pubblico

L’errore più grande – che sottolineerebbe tutti quelli citati sopra – è di non metterti nei panni del tuo pubblico, né di immaginare le condizioni in cui guarderà la tua presentazione. Stai chiedendo a queste persone di guardare, come dice il tipografo Matthew Butterick, “per quaranta minuti RETTANGOLI BIANCHI GIGANTI che fluttuano nell’aria”. Quindi considera l’effetto che questo potrebbe avere sui tuoi occhi, sulla tua mente, sulla tua attenzione.

Ci sono anche altri fattori da considerare. Nella sala farà caldo? Sarà ben illuminata o ci sarà una luce fioca? Il pubblico sarà a un metro da te o a cento? Se fossi in loro, cosa catturerebbe e manterrebbe viva la tua attenzione? Tutte le tue decisioni sulla lunghezza della presentazione, l’aspetto tipografico, le immagini e i contenuti dovrebbero partire da qui.

Chiedi una mano ai professionisti

Se quanto detto finora ti sembra troppo, non aver paura di chiedere aiuto a professionisti che possono creare, modificare o reimmaginare completamente le tue presentazioni PowerPoint. Poi entra in gioco tu.

Potrebbe essere necessario impiegare una parte del tuo budget, ma considera che quello del prossimo anno potrebbe dipendere proprio dal successo della tua presentazione.

 

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