Barriere all’innovazione

Media è un’azienda specializzata in servizi di fatturazione e contabilità per le PMI, ma fino a poco tempo fa lavorava con clienti tradizionali, usando metodi tradizionali con dipendenti formati tradizionalmente (alcuni dei quali fanno parte del team fin dall’inizio).

Mauro mi ha spiegato che per anni lui e Giulio hanno studiato un nuovo modo di fare business introducendo l’automazione dei dati. “Sapevamo che sul mercato ce n’era un gran bisogno”, ha aggiunto.

Mauro, IT specialist, ha lavorato per sviluppare gli strumenti giusti per fornire servizi più complessi e migliorare l’efficienza del processo. Ma una volta inseriti i nuovi strumenti, questi venivano poco utilizzati da dipendenti o clienti.

“Era come se ci fosse una barriera psicologica interna ed esterna che impediva di credere davvero in questa cosa”, ha detto Mauro.

Un colpo di fortuna

La vera rottura è avvenuta quando l’azienda ha vinto un bando per un fondo inglese per gli investimenti che voleva dare in appalto le proprie attività amministrative a un partner locale.

“Il problema” – ha detto Giulio – “era che si trattava di un incarico molto più grande di quelli che eravamo abituati a gestire”, con un cliente che richiedeva una capacità di esecuzione 15 volte maggiore di uno medio. Una cosa possibile solo tramite l’automazione.

Per gestire questo cliente hanno creato un team speciale di tre dipendenti – inclusi due nuovi arrivati – che lavoravano in un ufficio separato e venivano formati sui nuovi strumenti che Mauro aveva sviluppato. Questi strumenti hanno permesso a 3 persone di fare un lavoro che ne avrebbe richieste 7.

“In quel momento abbiamo messo in moto una macchina che fino ad allora era sempre rimasta parcheggiata”, ha spiegato Mauro.

Spargere la voce

Ora che il sistema era in funzione, si trovavano di fronte a un altro problema. Dal momento che il team di tre persone lavorava in “segretezza” virtuale, “nessuno sapeva cosa stessimo facendo”, ha detto Mauro. E quando insieme hanno provato a spiegare la novità al resto dell’ufficio, c’è stato dell’attrito. “I dipendenti ammettevano che il sistema funzionava, ma solo grazie a condizioni particolari”, ha ricordato Mauro.

Il vero problema, infatti, era che il nuovo sistema sfidava non solo il modo in cui avevano lavorato per anni, ma anche la concezione stessa di contabilità. E questa barriera minacciava di trasformarsi in un’opposizione radicata.

“Ci era chiaro che, anche se i tentativi interni erano falliti, dovevamo provare ancora a convincere il nostro staff che avrebbe funzionato” – ha detto Giulio – “ma da soli non sapevamo come fare”.

Il nuovo piano d’azione

Dopo la pizza abbiamo camminato fino agli uffici di Media in via Dandolo, dove Giulio e Mauro mi hanno spiegato – e mostrato di persona – il nuovo approccio per portare a bordo il resto dell’ufficio. Mi hanno detto di aver affrontato il problema da tre diverse angolazioni.

La prima era quella di far lavorare lo staff al progetto per prendere confidenza con esso. “Se siamo solo noi a parlarne, loro continueranno a dire che è sbagliato”, ha spiegato Giulio. “Volevamo coinvolgere le persone”.

Il secondo punto prevedeva aiuto e opinioni dall’esterno: è stato chiamato un team per formare i dipendenti, i quali erano invitati anche a meeting ed eventi con esperti per poter conoscere i trend e capire che cosa voleva il mondo del business.

L’ultimo punto era una trasformazione del brand aziendale: “Abbiamo pensato: siamo una grande azienda. Ora dobbiamo dimostrarlo ai nostri impiegati, rendendoli orgogliosi di lavorare per un’azienda che è cambiata”.

Arriva Moskito Design

Così Media ci ha incaricato di studiare una nuova identità aziendale che includesse logo, carta intestata, template per la newsletter elettronica e format per le presentazioni business. Ci hanno anche consultati per il refresh dei loro uffici in modo da ricavare spazi comuni per collaborazioni e scambi di idee.

Tutto questo ha contribuito a creare la sensazione di lavorare per una nuova azienda e ha dimostrato, per usare le parole di Giulio, “che qualcosa era davvero cambiato”.

Il progetto è stato portato a termine alla fine dello scorso anno.

Ritorno sull’investimento

Ora Media sta cogliendo i frutti del suo investimento sui dipendenti e sul brand.

“Certamente il passo fatto attraverso Moskito Design è stato fondamentale, perché ci ha permesso di raccontare il nostro cambiamento ai clienti, rendendolo tangibile con le immagini e contribuendo a vendere il servizio”, ha detto Giulio. “Così abbiamo portato a casa determinati contratti e siamo ripartiti”.

Ha aggiunto Mauro: “Ora i dipendenti che sono qui da molti anni hanno capito che possono usare questi nuovi strumenti per fare più cose in meno tempo, e con meno errori, per dedicarsi di più ai clienti. I nostri clienti, a loro volta, sono felici perché ottengono quello che desiderano più velocemente di prima”.

Ora quasi tutti i membri dello staff possono offrire e gestire questi nuovi servizi, “e oltretutto – ha detto Mauro – vogliono usarli. La mentalità è veramente cambiata”.

“Quasi tutti la consideravano un’utopia, ma noi l’abbiamo realizzata”, ha concluso Giulio.

In Moskito Design aiutiamo le aziende a trasformarsi con branding e rebranding, in ogni stadio della loro crescita.