Il nostro smart working 3.0

Dal 1° settembre 2022 il nostro smart working è ancora più smart. Se nell’ultimo anno abbiamo dato a tutti i nostri dipendenti la possibilità di lavorare fuori dall’ufficio per circa il 75% del mese, rientrando già per questo nel 3% delle aziende italiane più flessibili in termini di lavoro da remoto¹, ora che è terminata la proroga dello smart working in regime semplificato non vogliamo ritrovarci al punto di partenza.

Anzi, vogliamo dare ai nostri team ancora più scelta: potranno lavorare non solo da remoto, ma anche all’estero coperti da un piano assicurativo, e presto persino portare in ufficio i propri animali domestici!

È questo lo smart working 3.0 di Moskito Design, il nostro terzo esperimento, che speriamo si riveli gratificante e d’impatto quanto i due precedenti. Prima però di raccontarvi le novità, vorrei parlarvi di come siamo arrivati fin qui. Perché è grazie a quel che abbiamo imparato in passato che oggi possiamo aprirci al futuro con la giusta consapevolezza.

Sì, smart working

Innanzitutto, facciamo un po’ di chiarezza sui termini. Ci sono modi più o meno corretti di definire il lavoro agile (ibrido, da remoto…): qui in Moskito usiamo il termine smart working, quindi lo chiamerò così.

Cosa succede in Italia

Se è vero che alcune realtà all’avanguardia – aziende di pubblicità, comunicazione o tech – prevedono ormai da anni il lavoro da remoto, anche totale, il nostro Paese è generalmente conservatore. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2017 solo il 7% delle PMI aveva dato una chance allo smart working (contro il 36% delle grandi imprese), mentre circa il 40% dichiarava di non esserne nemmeno interessato. Ma, come sappiamo, la pandemia e i ripetuti lockdown hanno obbligato tutti a provarlo. Noi compresi.

Tutti a casa!

Il Covid-19 ha colpito l’Italia all’improvviso, e il nostro primo esperimento di smart working è cominciato letteralmente da un giorno all’altro, appena dichiarato lo stato di emergenza e il primo lockdown nazionale di tutta Europa. Tutti a casa, che vi piaccia o meno. Ma a noi piaceva: sei mesi dopo lavoravamo felicemente da remoto, sia perché la salute di tutti era ancora a rischio, sia perché il nostro smart working 1.0 funzionava benissimo.

Si torna in ufficio?

Sappiamo che la forza di un’azienda va oltre la produttività. Durante il lockdown abbiamo assunto nuovi dipendenti e allargato i nostri team, ma abbiamo anche temuto di perdere tutte quelle interazioni informali che ogni giorno rendevano più facile non solo lavorare insieme, ma anche aiutarsi l’un l’altro e ricevere feedback creativi, necessari per crescere.

Quando a metà del 2021 solo il 35% delle PMI sosteneva di voler continuare lo smart working anche dopo la pandemia, noi non eravamo pronti a rinunciarci. Eppure, non volevamo nemmeno costringere tutti a tornare in presenza, come invece hanno fatto altre aziende. E così abbiamo riaperto l’ufficio per un paio di mesi, lasciando a ognuno la libertà di decidere quando e se andarci a lavorare per intercettare i desiderata e capire quale fosse la soluzione ideale in un’ottica di crescita creativa, di organizzazione e socializzazione. Ma nemmeno questa era la strada giusta.

A ottobre 2021 abbiamo quindi chiesto ai nostri dipendenti di tornare in presenza (sempre nel rispetto dei protocolli anti-contagio), ma non per tutto il tempo, e nemmeno per la maggior parte. La nostra nuova regola prevedeva un minimo di 5 giorni al mese in ufficio, di cui almeno uno insieme al proprio team.

Provare per imparare

Da subito abbiamo iniziato a raccogliere feedback su questo secondo esperimento di smart working e, in quattro mesi, abbiamo intervistato tutti i nostri dipendenti e tirocinanti. Ascoltare queste 50 voci ci ha permesso di farci un’idea più chiara dei vantaggi e delle criticità che la strada imboccata comportava.

Per quanto riguarda i giorni in ufficio, anche se alcuni chiedevano la totale libertà di scelta e altri invece avrebbero preferito un massimo di 2-3 giorni a casa (sì, qualcuno ne voleva meno), il 40% dei nostri collaboratori era contento dei 5 giorni al mese flessibili.

Tra le criticità del lavoro in ufficio sono emersi il rumore, la concentrazione o semplicemente il viaggio di andata e ritorno. Il problema maggiore del non lavorare in ufficio è risultato, invece, la mancanza dell’aspetto relazionale legato alla presenza – come immaginavamo: capire più facilmente quando si può chiedere aiuto, dare un’occhiata a cosa sta facendo una figura più senior, anche solo per ispirazione, è sentirsi veramente parte di un team.

L’obiettivo, a questo punto, è diventato risolvere le criticità senza eliminare gli aspetti dello smart working amati da tutti, oltre a dare più flessibilità.

E adesso?

Per questo esperimento, avviato ai primi di settembre 2022 e di cui valuteremo i risultati tra sei mesi, abbiamo ribadito con l’intera Moskito la nostra idea di lavoro: crediamo fermamente nello stare insieme, in presenza, ma siamo anche consapevoli di quanto sia vantaggioso poter lavorare fuori dall’ufficio.
Da questo presupposto abbiamo quindi elaborato e condiviso un piano di smart working 3.0 che prevede:

1. 5 giorni al mese in ufficio, di cui uno insieme al proprio team;
2. l’assegnazione di obiettivi commisurati alla giornata;
3. una giornata lavorativa di 8 ore come da contratto, da distribuire però in modo flessibile tra le 8:30 e le 20:00, sempre nel rispetto delle esigenze dei clienti e degli altri membri del team;
4. alcune linee guida per facilitare la socializzazione in ufficio;
5. una nuova polizza assicurativa per poter lavorare fuori dall’ufficio, anche all’estero, entro un fuso orario fino a +/-3 ore rispetto all’Italia (CET) ed entro i limiti normativi consentiti dallo Stato italiano.

E tra poco, a grande richiesta, potremo anche portare in ufficio i nostri animali domestici 🐕

Siamo fieri di questo nuovo approccio e non vediamo l’ora di vedere quanto impatterà sulla produttività, il training dei nuovi arrivati, le relazioni tra colleghi e l’equilibrio tra lavoro e vita privata.
Queste regole possono sembrare fin troppo liberali ad alcuni (ricordiamoci che solo il 3% delle aziende italiane richiede meno di 2 giorni in presenza a settimana), o ancora troppo rigide per chi applica lo smart working ormai da anni. Ma per noi di Moskito, la nostra piccola grande azienda, è il passo giusto da compiere in questo momento.
Ringrazio tutti i colleghi e i clienti che affronteranno con noi la nuova tappa di questo viaggio.

 

¹ Fonte: convegno “Lavoro + Futuro”, aprile 2022, promosso da AIDP (Associazione Italiana Direzione del Personale)