20 November 2015

Di una cosa siamo sicuri. Al di là di periodici proclami, l’email non è morta. Ma tra aggiornamenti mancati, allegati giganti e “Rispondi a tutti” che diventano quanto meno maldestre catene di Sant’Antonio, sul lavoro è ormai al canto del cigno.

O, meglio, dipende. Se 20 anni fa la posta elettronica aveva il vantaggio della convenienza, oggi esistono – soprattutto per le piccole imprese – soluzioni alternative e più efficienti. Quindi, se siete una piccola Moskito Design anche senza occuparvi necessariamente di grafica, leggete con attenzione le righe che seguono. Scoprirete i vantaggi di 5 app gratuite che ci aiutano, ogni giorno, a lavorare in modo più fluido ed efficace tra di noi e con i nostri clienti.  Alla fine, spedirete in soffitta le email e non sarete più gli stessi

Per gestire progetti: Trello

L’email non funziona per coordinare gruppi e gestire progetti complessi. Provate invece Trello: fin dal suo lancio, nel 2011, è diventata una piattaforma perfetta per il project management.
E il bello è che, una volta che ci prendi la mano, è davvero facile da usare.
Sfrutta un sistema di card, che i diversi membri possono creare, condividere, temporizzare con deadline specifiche (sincronizzabili anche con il calendario di posta del cliente), spostare con un semplice drag&drop.

In parallelo, è possibile inserire checklist, allegare documenti fino a 10 mb (per i file più pesanti, meglio WeTransfer, di cui parleremo tra poco), copiare link. Basta un tag prima del nome e tutti i membri iscritti alla card ricevono le notifiche via mail sulle azioni da fare.

Se nei giorni di pioggia amate giocare a Solitario sul pc, lavorare con Trello sarà come bere un bicchiere d’acqua

Perché ci piace

Puoi avere sott’occhio il flusso dell’intero progetto raccogliendone, in un solo posto accessibile sempre e ovunque, tutte le informazioni e i materiali. La struttura visiva è semplice, intuitiva e autoesplicativa. Ecco perché spesso sono i nostri stessi clienti a scegliere di condividere qui l’intero progetto, dal brief al check finale.
Assegnando card ai diversi team (per es. design, copy, amministrazione…), puoi seguire l’evoluzione del lavoro, passo dopo passo, comprese tempistiche e priorità.

Meglio non usarlo per trasmettere o condividere dati sensibili o documenti riservati (cosa per altro da evitare anche con la “tradizionale” posta elettronica).

Un suggerimento per gli sviluppatori da noi di Moskito? Aggiungere una toolbar che mostri la progressione del progetto e quanto manca alla conclusione.

Se passi il tuo tempo a districarti tra email più o meno confuse e inutili, è arrivato il momento di passare a Trello.

Per comunicare: Skype

Il recente enorme successo di Slack – l’applicazione che aiuta a diminuire la quantità di posta da controllare razionalizzando la comunicazione nei team e destinata a vincere il titolo di The App that Killed Email – fa dimenticare a molti che già da tempo esiste un’alternativa alle email per conversare fuori e dentro l’ufficio.

Proprietà di Microsoft dal 2011, Skype è un sistema di chat e chiamate vocali web-based che raccoglie 300 milioni di utenti. Puoi anche videochiamare gratis gli altri iscritti, mandare messaggi a singoli o a gruppi, fare videoconferenze e persino inviare file. Secondo Microsoft la versione gratuita è adatta a realtà piccole, fino a 20 persone, ma per noi, che questa soglia la superiamo, resta uno strumento ancora molto valido.

Perché ci piace

Anche se non siamo di quelle aziende che praticano il silenzio monastico alla maniera di Basecamp, se si lavora in un openspace la tranquillità è un bene prezioso. Con Skype puoi “parlare” senza “sentire” (e togliere le notifiche sullo schermo per restare più concentrato) un contatto singolo come più persone raggruppate in una “conversazione”.
Per noi, è utile anche per condividere il percorso sul server di progetti e dati e, durante la lavorazione, per scorrere i diversi passaggi e capire se ci siamo persi qualcosa.
Inoltre, è uno strumento molto diffuso e quindi facile da proporre come mezzo di comunicazione tra clienti e collaboratori.

Lo usiamo quasi esclusivamente per la messaggistica. Funziona bene, niente da dire, ma a volte accusa problemi tecnici o di incompatibilità tra Mac e Pc.

C’è poi l’imperdonabile attrazione della sua barra di ricerca per gli errori di spelling. Attenzione, dunque, soprattutto se lavorate come noi con clienti stranieri, a non confondere Giulia con Julia: rischiereste di non trovare nessuno.

Anche l’invio dei file è un po’ troppo lento. Per questo lo usiamo solo occasionalmente.

Ultimo ma non meno importante, quando lo scorso settembre Skype è andato in crash siamo stati costretti a tornare alle email e alcuni di noi ancora se lo ricordano…

Migliorabile come tutto. Eppure la sua generale affidabilità, la semplicità d’uso e la grandissima diffusione lo rendono un compagno quotidiano irrinunciabile.
Come una tazza di caffè al mattino.

Per trasferire file: WeTransfer

Se dovete inviare file, WeTransfer è l’ideale. Non serve scaricare o installare software, né chiede password o registrazioni. Basta semplicemente aprire WeTransfer sul browser e caricare un file (fino a 2GB per la versione gratuita) e inserire l’indirizzo email di chi invia e del destinatario, che riceverà un messaggio con il link per il download (puoi anche decidere di postarlo).

Al contrario di altre app simili come Dropbox, WeTransfer archivia i file temporaneamente e puoi accedervi al massimo entro 7 giorni.

Perché ci piace

Ci risolve il problema di trasferire file pesanti – come le alte risoluzioni ad uso editoriale (per esempio le copertine) – o di condividere con i nostri collaboratori materiali troppo grandi per essere messi su Trello. Qui copieremo, semmai, il link per il download da WeTransfer, valido per una settimana.

Utile anche per inviare più file alla volta e per evitare problemi di decompressione degli zip o di accessi negati dai firewall aziendali.

Lo amiamo soprattutto perché non ci sono software da installare né nuove password da memorizzare e perché si adatta bene a essere usato da clienti più o meno grandi e più o meno attrezzati tecnologicamente.
E poi, si solito, l’upload è davvero rapido!

WeTransfer serve a trasferire file, punto e basta. Li mandi e te ne dimentichi.

Se invece il tuo obiettivo è condividere le modifiche o tenere i materiali sempre ben visibili alle parti coinvolte nel progetto, sceglierai strumenti alternativi (come Google Drive, di cui parleremo più sotto).

Se vuoi mandare file pesanti in una volta sola, senza fatica e senza perdere tempo, con WeTransfer farai il botto!

Per comprimere file: TinyPNG

Che tu stia gestendo un sito di ecommerce tentacolare o un blog a una sola pagina con WordPress, tempi di caricamento lenti hanno un impatto molto negativo sul tuo pubblico potenziale.

Una delle cause principali è la grandezza delle immagini, che vanno assolutamente ridotte di peso.

TinyPNG garantisce una compressione con una perdita di qualità nulla o minima. Funziona su tutti i browser e comprende un plug-in di Photoshop.

Perché ci piace

La qualità della compressione è davvero sorprendente: sembra incredibile che le immagini si riducano così tanto senza perdere definizione. Ha un’interfaccia intuitiva e molto semplice, grazie al drag&drop e all’assenza di registrazione. Imbattibile per essere veloci negli scambi tra colleghi e con il cliente.

L’unico punto debole è il fatto di dover caricare un file alla volta. Una noia sopportabile, però, considerata l’efficienza anche della versione gratuita.

Per gestire file: Google Drive

Google Drive è il cloud di Google accessibile gratuitamente a tutti gli utenti con un account Gmail. Puoi archiviare fino a 15 GB di file, ma la cosa che lo rende davvero speciale è che offre anche tutto il pacchetto Office, da Word a PowerPoint.

Si integra perfettamente con Gmail, dandoti la possibilità di accedere ai documenti ovunque, di editarli e condividerli mantenendo sempre le ultime versioni. Grazie all’integrazione del plug di Google Chrome, puoi lavorare anche offline e sincronizzare il tutto alla prima connessione. Che dire? Il colpo di grazia definitivo all’uso delle email con velleità collaborative.

Perché ci piace

Con Google Drive puoi dimenticarti i mal di testa causati dal trasferimento di file con la posta elettronica. Usiamo spesso anche Google Sheets al posto di Excel, per avere il vantaggio di lavorare in gruppo – perfino da cinque diversi Paesi europei! – allo stesso file, mantenendo aggiornamenti e modifiche in tempo reale (puoi comunque sempre fare “Annulla”). Il confronto tra le versioni, inoltre, mostrerà comodamente la storia del file, con gli interventi di chi ci ha lavorato.

Non possiede tutte le funzionalità degli antenati Microsoft. In particolare, non dà la possibilità di zoomare sui fogli di Google Sheets per vedere meglio quei dati scritti in piccolo che fanno impazzire i nostri colleghi impegnati a creare gli inventory di prodotto. E la nostra dipendenza è ormai talmente alta che, quando capita che vada in crash – è successo a ottobre 2015 – non pochi di noi sono stati colti da un attacco isterico.

Molto utile per collaborare su progetti lunghi, grazie alla sua formula “tutto in uno”, accessibile comodamente (e gratis) su cloud.

Concludendo

Alcune delle app di cui abbiamo parlato non sono nuove, ma possono rivoluzionare positivamente il vostro business, se vi siete affidati fino ad oggi solo alla posta elettronica. Dateci un’occhiata e provatele, come stiamo facendo noi con novità come Slack. L’importante è restare al passo, perché dai prossimi anni sarà “collaborazione” la vera parola chiave.